Les tâches du gestionnaire de la Villa du golf comportent trois volets :
LA GESTION FINANCIÈRE
- Préparation du budget annuel du syndicat de copropriété selon les objectifs du conseil d’administration.
- Préparation des états financiers annuels du syndicat.
- Avis de cotisation des frais de condo à tous les copropriétaires.
- Préparation des chèques pour le paiement des fournisseurs et envoi de ceux-ci au conseil d’administration pour la contre-signature.
- Communication des informations liées aux employés du syndicat.
- Compléter les déclarations d’impôts du syndicat.
- Déposer toutes les sommes perçues pour le syndicat dans un compte bancaire distinct, au nom du syndicat, dans une institution financière reconnue.
- Effectuer les rappels nécessaires pour percevoir les arrérages de frais de condo auprès des copropriétaires. Si ces rappels aux copropriétaires ne donnent pas de résultats, effectuer les démarches nécessaires auprès des avocats pour la récupération de ces arrérages.
- Transmission des informations nécessaires au notaire lors de la vente d’une unité privative.
LA GESTION OPÉRATIONNELLE
- Négocier et souscrire, pour le compte du syndicat, les contrats pour les fournitures habituelles, charges mensuelles ou périodiques régulières concernant les parties communes (telles que mazout, gaz, eau, électricité, ascenseur, primes d’assurances, espaces verts, déneigement, etc.).
- Négocier et souscrire, pour le compte du syndicat, les contrats de nettoyage et d’entretien courant effectués dans le cadre d’une gérance normale (ex. : réparation simple, électricités, plomberie, serrures, etc.).
- Embaucher et coordonner le travail des professionnels nécessaires pour assurer l’entretien du bâtiment (ex. : évaluation pour fins d’assurances, inspections périodiques, etc.).
- S’assurer que le travail fait par un fournisseur est à la satisfaction du conseil d’administration.
- Gestion du personnel à l’emploi du syndicat tel que les concierges (incluant les sous-traitants).
- Gestion des plaintes et résolution des problématiques avec les intervenants en cause.
- Assurer un service téléphonique d’urgences 24h/jour, 7 jours/7.
- Inspection périodique de l’immeuble afin de s’assurer de la propreté des lieux et identifier les travaux à faire.
- Déplacements d’urgence les soirs et fins de semaine.
- Gestion de sinistres impliquant plus d’une unité ou comportant des travaux majeurs ou des travaux relatifs aux techniques spéciales.
LA GESTION ADMINISTRATIVE
- Préparation, convocation, participation aux réunions du conseil d’administration et rédaction des procès-verbaux.
- Préparation, convocation, participation à l’assemblée annuelle des copropriétaires et rédaction du procès-verbal.
- Préparation et présentation des états financiers et du budget lors de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires.
- Tenue des registres prévus par la loi.
- Proposer des amendements aux règlements de l’immeuble.
- Faire respecter les règlements de l’immeuble.
- Recevoir les demandes des copropriétaires et les prioriser avec le conseil d’administration (répondre aux nombreux courriels).
- Remplir la déclaration annuelle identifiant les administrateurs du syndicat auprès du Registraire des entreprises du Québec.
- Renouveler le contrat d’assurance de l’immeuble pour une valeur à neuf déterminée par une expertise indépendante.
- Préparation, convocation et participation à toute assemblée générale extraordinaire du syndicat ou réunion du conseil d’administration.